В этой лекции мы познакомим вас с основными принципами делового общения, разберём, зачем и как правильно использовать официальные письма, а также затронем различия между письмами, написанными от лица компании и письмами между коллегами.
Зачем нужна деловая переписка?
Деловая переписка — это официальный способ обмена информацией в профессиональной среде. Она используется для: ‣ передачи информации (например, отчётов, инструкций, уведомлений); ‣ запроса данных (например, уточнение сроков, запрос цен); ‣ согласования действий (например, подтверждение встреч, согласование условий); ‣ оформления договорённостей (например, заключение контрактов, оформление заказов); ‣ выражения благодарности или претензий (например, благодарственные письма, рекламации).
Деловая переписка отличается от обычной коммуникации тем, что она носит официальный характер, может служить документальным подтверждением договорённостей, а также часто используется в юридических целях. Письма, отправленные в рамках деловой переписки, являются частью профессиональной деятельности, и их грамотность и точность крайне важны.
Чем деловая переписка отличается от обычной?
Как видно, деловая переписка отличается от личной, прежде всего, своей формальностью, строгой структурой и конкретной целью — передать информацию или согласовать действия с партнёром, клиентом или коллегой.
Структура делового письма
Правильная структура письма — это залог успешной коммуникации. Чёткое и логичное построение письма облегчает восприятие информации и повышает вероятность получения ответа. Стандартная структура делового письма включает: 1. Шапка (для бумажных писем, в том числе сканов): название организации, адрес, контактные данные, дата, номер документа. 2. Обращение: «Уважаемый Иван Иванович!» 3.Введение: цель письма, краткое введение в тему. 4. Основная часть: подробное изложение сути вопроса, фактов, аргументов. 5. Заключение: резюме, предложения, просьбы, рекомендации. 6. Подпись: Ф.И.О., должность, контактные данные отправителя.
Эта структура помогает поддерживать логику изложения и делает письмо более понятным для получателя.
Технические аспекты написания деловых писем
Сегодня деловая переписка преимущественно происходит через электронную почту, и важно не только грамотно составить текст письма, но и правильно использовать технические средства для его отправки. Давайте рассмотрим несколько важных технических аспектов, которые помогут вам делать это эффективно.
1. Правильное оформление письма в электронной почте
В электронных письмах есть несколько ключевых элементов, которые стоит учитывать при написании делового письма:
1.1 Тема письма
Значение темы: Тема письма — это первое, что видит получатель. Она должна быть чёткой и информативной, чтобы сразу понять суть письма. Хорошо составленная тема поможет получателю приоритетизировать ваше письмо среди других.
Плохо: «Вопрос»
Хорошо: «Запрос по условиям поставки для компании ABC»
1.2 Приветствие и обращение
Использование обращения: Приветствие в письме — важная часть. В деловых письмах принято использовать формальные обращения. Например, «Уважаемый Иван Иванович!» или «Добрый день, Мария!» Важно учитывать, к кому вы обращаетесь, чтобы не сделать письмо слишком формальным или, наоборот, слишком неформальным.
1.3 Основная часть письма
Разделение на абзацы: Основную информацию стоит делить на абзацы, чтобы письмо было лёгким для восприятия. Если письмо длинное, можно выделять ключевые моменты жирным шрифтом или использовать маркированные списки, чтобы выделить важные пункты.
1.4 Заключение и прощание
Прощание: В конце письма важно выразить благодарность, подтвердить свои ожидания (например, срок получения ответа) и попрощаться. Например: «Буду признателен за ответ до конца недели» или «Жду вашего ответа, с уважением».
Подпись: Заключение должно содержать вашу подпись, которая может включать ваше полное имя, должность, контактные данные (телефон и e-mail). Пример: С уважением, Иванов Сергей Петрович Менеджер по продажам ООО «Ромашка» Тел.: +7 495 123-45-67 Email: ivanov@romashka.ru
1.5 Вложения
Использование вложений: Если вы отправляете файлы, убедитесь, что они имеют понятные имена, которые ясно описывают содержание (например, «Отчёт_по_продажам_сентябрь_2025.pdf»). Также укажите в письме, что именно вы прикладываете, чтобы получатель знал, чего ожидать.
2. Использование CC (копия) и BCC (скрытая копия)
2.1 CC — Копия
Когда использовать: Поле CC используется для отправки письма нескольким получателям, которые должны быть осведомлены о содержании письма, но не обязаны на него ответить. Используйте CC, если хотите, чтобы другие люди знали о переписке, но они не являются прямыми адресатами. Пример: Вы отправляете письмо клиенту, но хотите, чтобы ваш коллега также был в курсе. В таком случае, коллега попадает в поле CC.
2.2 BCC — Скрытая копия
Когда использовать: BCC используется для отправки письма многим получателям, но так, чтобы каждый из них не видел других адресатов письма. Это полезно, когда вы отправляете письма большому числу людей, например, при рассылке новостей или уведомлений, но не хотите, чтобы каждый получил информацию о других получателях.
Вы отправляете письмо нескольким клиентам с предложением, но не хотите, чтобы они видели друг друга.
3. Правильное использование форматов файлов
3.1 Форматирование письма
Простой и чистый текст: Письмо должно быть легко читаемым. Не перегружайте его излишним форматированием (например, разноцветными шрифтами, фонами и т. д.). Это может затруднить восприятие и выглядеть непрофессионально.
Не используйте слишком много шрифтов: Один шрифт — это правило хорошего тона. Рекомендуется использовать стандартные шрифты: Arial или Times New Roman, размер шрифта 10–12.
3.2 Использование форматов для вложений
PDF: Это наиболее удобный формат для отправки документов, так как он сохраняет форматирование и легко открывается на любом устройстве.
Word и Excel: Эти форматы удобны для рабочих документов, когда получателю нужно будет внести изменения в документ.
Изображения: Если вам нужно отправить скриншоты или изображения, используйте форматы JPG, PNG, TIFF, которые доступны большинству пользователей.
Официальные письма от лица компании
Официальные письма, написанные от имени компании, имеют свои особенности и требования. Они, как правило, используются для обращения к внешним партнёрам, государственным органам, клиентам или поставщикам.
Особенности официальных писем от лица компании:
‣ Шаблонность: Обычно такие письма пишутся на официальных бланках компании или с использованием заранее подготовленных шаблонов. Бланки содержат логотип компании, её реквизиты и номер документа. ‣ Строгая структура и формальный стиль: Письма от компании всегда должны быть написаны в чёткой структуре, с использованием формального стиля. Это важный элемент имиджа компании. ‣ Юридическая значимость: Письма от лица компании могут иметь юридическую силу, например, при заключении контрактов или оформлении заказов. ‣ Обращения от руководства: Если письмо подписано руководителем компании или важным представителем, это повышает его значимость и официальный статус.
Письма между коллегами
Письма между коллегами могут быть менее формальными, но их стиль всё равно должен оставаться профессиональным. Такие письма часто касаются внутренних рабочих вопросов, координации действий или просьб.
Особенности письма между коллегами:
‣ Менее формальный стиль: В таких письмах можно использовать более нейтральный тон, чем в письмах от компании, но важна вежливость и чёткость. ‣ Отсутствие реквизитов компании: В электронных письмах (например, через Outlook) обычно не требуется указывать реквизиты компании, но следует помнить о правильном оформлении письма. ‣ Конкретные запросы и задания: В письмах между коллегами часто чётко прописываются задания, сроки и обязательства.
Разница между письмами от лица компании и письмами между коллегами
Цель письма:
‣ Письмо от лица компании обычно направляется внешнему партнёру или клиенту для решения рабочих вопросов или соглашений. ‣ Письмо между коллегами служит для координации рабочих процессов, уточнений и выполнения внутренних задач.
Стиль и структура:
‣ Официальные письма от компании всегда имеют строгую структуру и формальный стиль. Это важно для сохранения имиджа компании и юридической значимости документа. ‣ Письма между коллегами могут быть менее формальными, но всё равно должны сохранять профессионализм и ясность.
Шаблоны и реквизиты:
‣ Официальные письма от компании часто пишутся на фирменных бланках и включают реквизиты организации. ‣ Письма между коллегами не требуют использования таких реквизитов и могут отправляться через почтовые сервисы, такие как Outlook.
Юридическая сила:
‣ Письмо от компании может иметь юридическую силу, например, в случае заключения сделки или договора. ‣ Письмо между коллегами вряд ли имеет юридическую силу, но оно может использоваться как подтверждение договорённостей или выполнения рабочих задач.
Заключение
Деловая переписка — это важнейший инструмент эффективного общения в профессиональной сфере. Овладение навыками грамотного написания официальных писем и писем между коллегами поможет вам не только наладить коммуникацию внутри компании, но и построить успешные взаимоотношения с внешними партнёрами. Важно помнить, что каждое письмо должно быть четким, вежливым и соответствовать формальным стандартам.
В следующих лекциях мы подробно рассмотрим различные виды деловых писем и способы их написания, а также проведём практические занятия по написанию эффективных и грамотно оформленных писем.
Тест «Введение в деловую переписку»
Виды официальных писем
