В этой лекции мы рассмотрим основные ошибки, которые часто встречаются в деловой переписке, и научиться избегать их для повышения эффективности и профессионализма ваших писем.
Отсутствие обращения
Ошибка: Отсутствие приветствия или обращения к получателю письма делает письмо сухим и безличным. Это может создать впечатление, что письмо не важное или что отправитель не уважает получателя.
Правильное решение: Начинайте письмо с обращения, учитывая уровень формальности. Это поможет создать более позитивное впечатление и настроить адресата на конструктивный диалог.
Пример ошибки:
Ваш запрос был получен, мы его рассмотрим в ближайшее время.
Пример правильного варианта:
Уважаемый Иван Иванович! Ваш запрос был получен, и мы обязательно рассмотрим его в ближайшее время.
Излишняя или недостаточная формальность
Ошибка: Неправильное использование уровня формальности. Например, излишняя официальность в письме для коллеги или чрезмерная неформальность в письме для клиента или руководителя.
Правильное решение: Оценивайте контекст общения и выбирайте соответствующий стиль: формальный для официальных ситуаций и менее формальный для коллег или партнеров.
Пример ошибки:
Привет, Иван! Не забудь, пожалуйста, прислать отчет.
Пример правильного варианта (формальный стиль):
Уважаемый Иван Иванович, Напоминаем вам о необходимости предоставить отчет до конца недели.
Сложные и запутанные формулировки
Ошибка: Использование слишком длинных или сложных предложений, которые затрудняют восприятие информации. Это может привести к недоразумениям или даже к тому, что письмо не будет прочитано до конца.
Правильное решение: Пишите коротко и ясно. Разделяйте текст на абзацы, используйте простые и понятные фразы. Это поможет адресату быстрее понять суть вашего письма.
Пример ошибки:
В связи с тем, что проект все еще находится на стадии разработки, а также в связи с необходимостью получения дополнительных данных от команды, пожалуйста, предоставьте отчет в течение ближайших трех рабочих дней, чтобы избежать задержек в дальнейшем процессе работы.
Пример правильного варианта:
Проект еще в стадии разработки. Пожалуйста, предоставьте отчет в течение трех рабочих дней, чтобы избежать задержек.
Игнорирование стандартов делового общения
Ошибка: Игнорирование принятых норм делового общения, таких как использование грамотного языка, правильных форматов и адресов, может сильно повлиять на восприятие вас как профессионала.
Правильное решение: Соблюдайте основные стандарты делового общения: используйте корректные обращения, следите за орфографией и пунктуацией, не допускайте сокращений, если это не принято в корпоративной культуре.
Пример ошибки:
Привет! Пож-та, перешли отчет по проекту, если можно.
Пример правильного варианта:
Уважаемый Алексей Александрович, Буду признателен за предоставление отчета по проекту в ближайшее время.
Неучет потребностей адресата
Ошибка: Написание письма, которое не учитывает потребности и ожидания получателя. Например, когда вы не указали нужные детали или не объяснили, почему вам нужна информация.
Правильное решение: Подумайте, что важно для адресата, какие данные он должен получить и как лучше всего представить информацию. Письмо должно быть не только ясным, но и полезным для получателя.
Пример ошибки:
Пожалуйста, отправьте отчет.
Пример правильного варианта:
Уважаемый Иван Иванович! Просим вас предоставить отчет по выполнению проекта за последний месяц до 10 октября, чтобы мы могли подготовить дальнейшие шаги по проекту.
Игнорирование сроков
Ошибка: Не указание сроков или неочевидное обозначение сроков выполнения просьбы, что может привести к недоразумениям и задержкам.
Правильное решение: Всегда уточняйте конкретные сроки для выполнения задач, чтобы у получателя не было сомнений о том, когда именно нужно предоставить информацию.
Пример ошибки:
Пожалуйста, отправьте отчет как можно скорее.
Пример правильного варианта:
Просим вас предоставить отчет до 10 октября.
Слишком много информации в одном письме
Ошибка: Попытка охватить в одном письме слишком много вопросов или задач. Это может сделать письмо перегруженным и трудным для восприятия.
Правильное решение: Если нужно обсудить несколько вопросов, лучше разделить их на несколько писем или выделить в письме ключевые моменты и задать конкретные задачи.
Пример ошибки:
Пожалуйста, отправьте отчет, подтвердите участие в совещании, уточните даты отпусков сотрудников и подготовьте материалы для следующего заседания.
Пример правильного варианта:
Уважаемый Иван Иванович!
1. Просим вас предоставить отчет до 10 октября.
2. Подтвердите, пожалуйста, участие в совещании 12 октября.
3. Уточните даты отпусков сотрудников.
Итоги лекции
Тщательная проверка письма перед отправкой позволяет избежать множества ошибок и улучшить качество переписки.
Правильное обращение, вежливость, ясность изложения и соблюдение формальностей — основа профессиональной переписки.
Обращайте внимание на детали, такие как срок исполнения и благодарность, чтобы поддержать положительный имидж.
Исправление ошибок в 3 письмах
Комплект деловой переписки: итоговый проект
