В этой лекции мы разберём, что такое деловой стиль письма, чем он отличается от разговорного и бюрократического, какие слова и выражения уместны в официальной переписке. Вы узнаете, как подобрать тон, чтобы письмо звучало профессионально, но не холодно, и как избежать речевых штампов, которые мешают ясности.
Что такое деловой стиль
Деловой стиль — это способ письменного общения, при котором информация передаётся ясно, точно и без эмоциональных излишеств. Он основан на вежливости, нейтральности и логичности.
Главная цель делового языка — передать суть без искажений и вызвать доверие. Это не просто «официально», а прежде всего понятно и уважительно
Основные черты делового языка
1. Точность
Используйте конкретные формулировки вместо расплывчатых выражений.
Например, не «в ближайшее время пришлём документы», а «направим документы до 12 октября».
2. Нейтральность
Избегайте излишней эмоциональности и оценок.
Вместо «Вы снова не прислали отчёт!» лучше написать «Отчёт по проекту пока не получен. Просьба направить до конца дня.»
3. Вежливость
Даже если ситуация конфликтная, сохраняйте уважительный тон.
Не «Вы неправильно оформили заявку», а «В заявке есть неточности, просьба уточнить данные по пунктам 2 и 3.»
4. Логичность
Мысли должны следовать одна за другой.
Избегайте длинных и сложных предложений — короткие и ясные формулировки воспринимаются легче.
5. Официальность без канцелярита
Не стоит использовать громоздкие обороты вроде «ввиду вышеизложенного» или «настоящим уведомляем».
Простые и прямые формулировки звучат профессионально и современно.
Как не писать: канцелярит и разговорные обороты
Многие начинающие авторы думают, что «официальность» — это сложные слова и длинные фразы.
На самом деле чрезмерная официальность делает письмо тяжёлым и безжизненным.
Примеры:
Вместо «Настоящим уведомляем о невозможности осуществления отгрузки…» лучше написать «Сообщаем, что отгрузка будет перенесена на 14 октября из-за задержки поставки комплектующих.»
Вместо «Прошу в кратчайшие сроки произвести урегулирование вопроса…» — «Прошу предоставить доступ сотрудникам отдела до конца дня.»
Такой текст проще понять и легче воспринимать.
Внутренняя переписка и «человеческий» тон
Во внутренней переписке (например, в Outlook или Teams) допустим более живой и неформальный тон. Но принципы вежливости и нейтральности остаются обязательными.
Пример 1. Коллега опоздал с отчётом:
Неверно: «Ты опять не выслал цифры, я жду уже час!»
Лучше: «Привет! Не забудь, пожалуйста, прислать цифры по итогам недели — они нужны для отчёта.»
Пример 2. Жалоба руководителю:
Неверно: «Иван опять не сделал то, что обещал.»
Лучше: «Возникла задержка по части задач, которые выполняет Иван. Прошу уточнить приоритеты и сроки.»
Такие формулировки сохраняют спокойный тон и помогают решить проблему без конфликта.
Как подобрать тон письма
Перед тем как написать письмо, задайте себе три вопроса:
1. Кто получатель — руководитель, коллега, клиент или партнёр?
2. Какова цель — информировать, запросить, поблагодарить или пожаловаться?
3. Какого результата вы ждёте — ответ, подтверждение, согласие?
Чем выше статус адресата и формальнее ситуация, тем строже должен быть тон. Но даже в самых официальных письмах не стоит быть холодным — уважение и доброжелательность всегда уместны.
Полезные формулировки
В начале письма:
«Направляю вам…»
«Прошу уточнить…»
«Сообщаю, что…»
«В связи с…»
В основной части:
«Согласно условиям договора…»
«В соответствии с графиком…»
«В целях уточнения информации…»
В завершении:
«Буду признателен за обратную связь.»
«Прошу подтвердить получение.»
«Благодарю за внимание и сотрудничество.»
Чтобы смягчить тон:
«Понимаю, что сроки сжатые, но прошу…»
«Буду благодарен, если получится уточнить…»
Итоги лекции
Деловой стиль — это не набор шаблонов, а инструмент, который помогает достигать цели. Хорошее письмо звучит ясно, уважительно и по делу.
Главное правило: пишите так, чтобы получатель понял вас с первого прочтения — без догадок и эмоций.
Редактирование письма с ошибками стиля и речи
Краткость и ясность формулировок
